Dokumentenautomatisierung am Flughafen Wien

Einblick in die Implementierung von dox42 und Microsoft Power Automate

Der Flughafen Wien stand vor der Herausforderung, die Effizienz und Genauigkeit in seinen Ausschreibungsprozessen zu steigern. Bisher wurden eine Vielzahl von Standarddokumenten manuell erstellt, was nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig war. Um diesen Prozess zu optimieren und die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, entschied sich der Flughafen für die Implementierung von dox42 und Microsoft Power Automate.

Ziele und Motivation

Die Hauptmotivation hinter der Einführung dieser Tools lag in der dringenden Notwendigkeit, den manuellen Aufwand bei der Dokumentenerstellung drastisch zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität und Konsistenz der Dokumente zu erhöhen. Ziel war es, die Bearbeitungszeit für Ausschreibungsdokumente signifikant zu verkürzen und die Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben zu entlasten, damit sie sich auf strategisch wichtigere Tätigkeiten konzentrieren können.

Projektdetails und Integration

Das Projekt umfasste die Automatisierung der Dokumentenerstellung und -verwaltung im Ausschreibungsprozess und involvierte hauptsächlich die Abteilungen für Beschaffung/Einkauf und IT. Die Integration von dox42 und Microsoft Power Automate erfolgte nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur des Flughafens, die auf SharePoint basiert. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Kollegen der ACP Cubido konnten die Tools optimal in die vorhandenen Systeme eingebettet und auf die spezifischen Anforderungen des Flughafens zugeschnitten werden.

Die Integration wurde durch eine detaillierte Analyse der bestehenden Prozesse und eine schrittweise, iterative Implementierung sichergestellt. So konnte der laufende Betrieb ohne Unterbrechungen fortgesetzt werden, während gleichzeitig die neuen automatisierten Workflows eingeführt wurden. Spezielle Schnittstellen wurden entwickelt, um die Daten aus verschiedenen Quellen zu synchronisieren und für die automatisierten Prozesse nutzbar zu machen.

Technische Umsetzung und Herausforderungen

dox42 wurde hauptsächlich für die flexible und dynamische Erstellung von Dokumenten eingesetzt. Es ermöglicht, Vorlagen zu erstellen, die mit variablen Daten gefüllt werden können, was die Konsistenz und Genauigkeit der Dokumente sicherstellt. Microsoft Power Automate wurde verwendet, um Workflows zu automatisieren und die Integration mit SharePoint zu erleichtern. Diese Workflows ermöglichen eine automatische Auslösung von Aufgaben wie das Generieren, Versenden und Archivieren von Dokumenten.

Während der Implementierung traten einige technische Herausforderungen auf, insbesondere bei der Synchronisation der verschiedenen Datenquellen und der Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der automatisierten Prozesse. Diese Herausforderungen wurden durch enge Zusammenarbeit und gezielte Anpassungen gemeinsam mit der ACP Cubido überwunden.

Ergebnisse und Nutzen

Die Automatisierung mit dox42 und Microsoft Power Automate hat den Dokumentenerstellungsprozess am Flughafen Wien grundlegend verändert. Früher waren viele manuelle Schritte erforderlich, die jetzt automatisiert ablaufen. Dies hat nicht nur die Geschwindigkeit der Dokumentenerstellung um den Faktor 5 erhöht, sondern auch die Fehlerquote deutlich gesenkt. Die Dokumente werden nun konsistent und einheitlich erstellt, was die Qualität der Ausschreibungsdokumente erheblich verbessert hat.

Die quantitativen und qualitativen Ergebnisse sprechen für sich: Die Bearbeitungszeit für Dokumente wurde drastisch verkürzt, während die Fehlerquote sank. Die Mitarbeiter berichten von einer deutlichen Entlastung und einer höheren Zufriedenheit, da sie sich nun auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Insgesamt hat die Automatisierung zu einer effizienteren und produktiveren Arbeitsumgebung am Flughafen Wien geführt.

Zukunftsaussichten und Erweiterungen

Angesichts des Erfolgs der aktuellen Implementierung plant der Flughafen Wien bereits, die Nutzung von dox42 und Microsoft Power Automate auf weitere Bereiche und Prozesse auszudehnen. Insbesondere administrative Prozesse, wie die Erstellung von Verträgen im HR-Bereich, stehen im Fokus zukünftiger Automatisierungsprojekte. Ziel ist es, die Tools schrittweise in anderen Abteilungen zu implementieren und so die Effizienzgewinne weiter auszubauen.

Schulungen und Zusammenarbeit

Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts war maßgeblich durch die enge Zusammenarbeit zwischen dem Flughafen (Frau Susan Abmeier), ACP Cubido und primeone geprägt. Die Mitarbeiter des Flughafens wurden durch umfangreiche Schulungen und Workshops auf die neuen Tools vorbereitet. Diese Schulungen umfassten sowohl technische Aspekte als auch praktische Übungen, um sicherzustellen, dass die neuen Arbeitsprozesse effizient umgesetzt werden können.

Auch nach der Implementierung blieb die Unterstützung durch primeone bestehen. Regelmäßige Updates, kontinuierliche Optimierungen und die Bereitstellung von Supportleistungen stellten sicher, dass der Flughafen Wien langfristig von den neuen Technologien profitieren kann.

Fazit und Empfehlungen

Der Flughafen Wien zeigt mit diesem Projekt eindrucksvoll, wie Automatisierungstechnologien wie dox42 und Microsoft Power Automate die Effizienz und Qualität von Arbeitsprozessen erheblich steigern können. Unternehmen, die ähnliche Automatisierungsprojekte in Betracht ziehen, wird empfohlen, klare Ziele zu definieren, eine gründliche Prozessanalyse durchzuführen.

Für Rückfragen stehen wir ihnen gerne zur Verfügung.