Der Flughafen Wien stand vor der Herausforderung, den immer komplexer werdenden Ausschreibungsprozess effizienter zu gestalten. Die Erstellung von Standarddokumenten erfolgte bisher manuell, was sowohl zeitintensiv als auch anfällig für Fehler war. Der manuelle Aufwand sorgte für Verzögerungen und eine hohe Fehlerquote, was die Effizienz des gesamten Ausschreibungsprozesses beeinträchtigte. Es wurde schnell klar, dass eine Automatisierung erforderlich war, um die Prozesse zu optimieren und die Qualität der Dokumente zu erhöhen.

Als Implementierungspartner haben wir von primeone in enger Zusammenarbeit mit ACP die Automatisierung der Dokumentenerstellung mithilfe von dox42 und Microsoft Power Automate vorangetrieben. Dabei war es unser Ziel, den Flughafen Wien bei der Modernisierung seiner Dokumentenprozesse zu unterstützen und gleichzeitig eine nahtlose Integration der neuen Tools in die bestehende IT-Infrastruktur zu gewährleisten.

dox42 ermöglicht es, dynamische Dokumentvorlagen zu erstellen, die automatisch mit variablen Daten gefüllt werden, um eine konsistente und fehlerfreie Dokumentation zu gewährleisten. Microsoft Power Automate unterstützt dabei die Automatisierung der Workflows, von der Generierung der Dokumente über deren Verteilung bis hin zur Archivierung. Durch die enge Integration mit der SharePoint-Umgebung des Flughafens konnten wir eine effiziente und reibungslose Automatisierung sicherstellen.

Um eine erfolgreiche Einführung der neuen Tools zu gewährleisten, haben wir gemeinsam mit ACP umfangreiche Schulungen und Workshops für die Mitarbeiter des Flughafens durchgeführt. Unser Ansatz bestand darin, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden und sicherzustellen, dass sie die neuen Arbeitsprozesse nicht nur verstehen, sondern auch effektiv anwenden können.

Durch die Implementierung von dox42 und Microsoft Power Automate konnten wir die Bearbeitungszeit für Ausschreibungsdokumente um den Faktor 5 reduzieren. Die automatisierte Erstellung der Dokumente führte zudem zu einer erheblichen Senkung der Fehlerquote, was die Qualität und Konsistenz der Ausschreibungen deutlich verbesserte. Diese Effizienzsteigerungen haben den Arbeitsalltag der Mitarbeiter des Flughafens nachhaltig erleichtert, da sie von zeitaufwändigen, manuellen Aufgaben entlastet wurden und sich stärker auf strategisch wichtige Tätigkeiten konzentrieren können.

Unsere Lösung führte nicht nur zu einer schnelleren und fehlerfreieren Dokumentenerstellung, sondern auch zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter. Die neuen Tools und Workflows haben die Arbeitsbelastung spürbar reduziert und zu einer spürbaren Effizienzsteigerung beigetragen.

Aufgrund des Erfolgs dieses Projekts plant der Flughafen Wien bereits, die Automatisierungslösungen auf weitere Geschäftsbereiche auszuweiten. Gemeinsam mit dem Flughafen prüfen wir, wie sich die positiven Effekte von dox42 und Power Automate auch auf andere Prozesse, wie zum Beispiel die Vertragsverwaltung im HR-Bereich, übertragen lassen. Die schrittweise Erweiterung auf weitere Abteilungen steht bereits in Planung.

Unsere erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Flughafen Wien zeigt, wie wichtig es ist, maßgeschneiderte Lösungen für komplexe Geschäftsprozesse anzubieten. Mit unserer Expertise und Erfahrung konnten wir den Flughafen Wien bei der Modernisierung und Automatisierung seiner Dokumentenerstellung und -verwaltung unterstützen. Dank der nahtlosen Integration von dox42 und Microsoft Power Automate konnten wir nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Qualität der Ausschreibungsprozesse verbessern.

Unsere partnerschaftliche Herangehensweise, regelmäßige Feedbackschleifen und die iterative Weiterentwicklung der Lösung stellen sicher, dass der Flughafen Wien auch in Zukunft von den neuesten technologischen Entwicklungen profitieren wird. Wir bei Primeone sind stolz darauf, den Flughafen Wien auf diesem Weg begleitet zu haben und freuen uns darauf, auch in Zukunft innovative Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln.